چگونه مدیریت قراردادها در بحران ها به دارایی استراتژیک سازمان ها تبدیل می شوند؟

تاثیر شرایط بحرانی مانند نابسمانی های اقتصادی، تحریم ها، بلایای طبیعی و جنگ بر روی کسب و کارها غیرقابل انکار است. مشکلاتی نظیر اختلال در زنجیره تامین، نوسان شدید قیمت ها و هزینه ها، کاهش نیروی انسانی، قطع یا اختلال در ارتباطات و فناوری اطلاعات، کاهش نقدینگی و قدرت مالی، مشکلات لجستیکی، ریسک های حقوقی و قراردادی سازمان ها را در شرایط بحرانی تحت فشار قرار می دهد. در این شرایط یکی از عوامل مهم جهت حفظ منافع سازمان ها قراردادها می باشند. قراردادها در شرایط عادی شاید به ظاهر یک سند حقوقی معتبر و رسمی در نظر گرفته شوند اما در شرایط بحرانی قراردادها به ابزاری استراتژیک برای بقا، کنترل ریسک، حفظ ارزش و ایجاد مزیت رقباتی تبدیل می شوند. در این مقاله به این مسئله می پردازیم که چگونه قراردادها در شرایط بحرانی به دارایی استراتژیک سازمان ها تبدیل می شوند؟

بحران نقطه ای برای بازتعریف نقش قراردادها

همانطور که گفته شد در رویکردی سنتی قراردادها اسنادی هستند که روابط حقوقی در سازمان ها را تثبیت می کنند اما شرایط بحرانی معادلات را بهم می ریزد. در جنگ و بحران ها اجرای به موقع تعهدات با مشکل مواجه می شود، دسترسی به منابع محدود می شود و تصمیم گیری ها باید سریع و دقیق باشند؛ از این رو قراردادها یک منبع کلیدی جهت پاسخ به سوالاتی چون:

• چه تعهداتی داریم که ممکن است قابل اجرا نباشند؟
• کدام قراردادها قابلیت تعلیق و یا اصلاح دارند؟
• چه ریسک هایی می تواند سازمان ها را تهدید کند؟

تبدیل می شوند که در این مرحله سازمان هایی موفق تر عمل می کنند که بتوانند از قراردادهای خود این اطلاعات کلیدی و مهم را استخراج نمایند و پاسخ مناسب و درخوری برای سوالات خود پیدا کنند؛ نه این که فقط بتوانند از آن ها نگهداری نمایند.

برای آن که بتوان قراردادها را جزوی از دارایی های استراتژیک سازمان ها به شمار آورد؛ باید از ویژگی هایی چون ایجاد ارزش، قابلیت پشتیبانی از تصمیم گیری، ایجاد مزیت رقابتی و تضمین بقا برخوردار باشند. در بحران ها مهم ترین چالش سازمان ها مدیریت ریسک، کنترل شفافیت و افزایش انعطاف پذیری است که قراردادهای حرفه ای با داشتن بند هایی چون فورس ماژور ، تعدیل قیمت، اشتراک ریسک، تغییر قوانین و فسخ، می توانند بخش عظیمی از بار بحران را مدیریت کنند.

قراردادها ابزاری برای تصمیم گیری بهتر در بحران ها

یکی از بارزترین تفاوت سازمان های موفق در مقابل سازمان های آسیب پذیر در شرایط بحرانی، میزان دسترسی به اطلاعات است. در سازمان هایی که قراردادها به صورت پراکنده نگهداری می شوند، پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز زمان بر است، احتمال فراموش شدن تعهدات قراردادی وجود دارد و ریسک ها به راحتی قابل شناسایی و پیگیری نیستند. زمانی که قراردادها به صورت متمرکز و ساختار یافته مدیریت می شوند، به دلیل قابلیت پیگیری تمام تعهدات قراردادی در زمان تعیین شده؛ قراردادها به یک داشبورد مدیریتی پنهان تبدیل می شوند که قدرت تصمیم گیری مدیران را تقویت می کنند.

جلوگیری از نشت ارزش در زمان فشار

در شرایط بحرانی یکی از چالش هایی که سازمان ها را تحت فشار قرار می دهد از دست دادن منابع مالی به صورت پنهان است که اصطلاحا به آن نشت ارزش می گویند. با داشتن قراردادهایی شفاف و دقیق در هنگام بحران ها سازمان ها می توانند از نشت ارزش جلوگیری کنند. با مدیریت دقیق قراردادها درآمد و هزینه های پنهان کاهش پیدا می کند و سازمان ها می توانند کنترل مالی خود را در دست داشته باشند.

قراردادها؛ زیرساخت تاب آوری سازمان ها

داشتن قراردادهایی دقیق، مستند و قابل اندازه گیری و مدیریت درست آن ها، تاب آوری سازمان ها را در بحران ها افزایش می دهد. قراردادهای شفاف و قابل دسترس باعث می شود تا سازمان ها با سرعت بیشتری خود را با شرایط جدید تطبیق دهند، تعهدات غیرقابل اجرا را مدیریت کنند و فرآیند جایگزینی بهتر صورت پذیرد؛ در نتیجه این امر قراردادها به یک زیرساخت حیاتی جهت بقای سازمان تبدیل می شوند.

در بحران ها احتمال این مسئله وجود دارد که تامین کننده ها از بازار خارج شوند، قیمت ها غیرقابل پیش بینی شوند و حمل و نقل لجستیک کاملا مختل شود. از این رو قراردادهایی که دارای بندهایی چون “SLA” (زمان تحویل، دقت، شرایط بسته بندی، حمل و دما، حداقل ظرفیت حجم) هستند؛ باعث می شود کیفیت عملیات قابل ارزیابی و الزام آور بماند. همچنین وجود بندهایی چون بند عدم توقف یا تداوم خدمت ایجاب می کند که طرف ارائه دهنده مسیر جایگزین تعیین کند، ناوگان پشتیبان داشته باشد و در شرایط بحرانی حداقل سطح خدمات را ادامه دهد.

نقش فناوری در مدیریت بهینه قراردادها

نرم افزار مدیریت قراردادها با مکانیزه کردن فرآیندها قراردادی منجر به:

• متمرکز شدن تمام تعهدات در یک سیستم 
• استخراج و دسته بندی اطلاعات کلیدی با سرعت و دقت بیشتر
• ایجاد و ارسال خودکار سررسید تاریخ و رویدادهای مهم 
•  امکان دسترسی به گزارش های تحلیلی جهت تصمیم گیری بهتر

می شود؛ بدین ترتیب قراردادها اگر که هوشمندانه مدیریت شوند به یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت بحران تبدیل خواهند شد. از این رو استفاده از یک سیستم حرفه ای مدیریت قرارداد می تواند مرز بین کنترل بحران و سقوط در آن را مشخص کند.

نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه

نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه با داشتن محیطی متمرکز؛ یکپارچگی داده های قرارداد (ضمیمه ها، صورت وضعیت ها، پرداخت ها، الحاقیه و …) را در یک منبع واحد حفظ می کند، جریان کاری منظم و قابل پیگیری می باشد و هر تغییر، تاخیر، اصلاح و تایید ثبت شده، قابل نظارت است. این امر همچنین ریسک های حقوقی و مالی را به حداقل می رساند و با تسهیل همکاری بین واحدها و حذف کلی کارهای دستی و کاغذی منجر به افزایش بهره وری تیم ها می شود. این نرم افزار با ثبت اطلاعات قرارداد و تعهدات، در صورت تخریب فیزیکی اسناد، حفاظت از اطلاعات مهم و حیاتی را تضمین می کند و با ثبت صورت وضعیت ها و کمیسیون ها از توقف پروژه های بزرگ و حساس جلوگیری کرده و تداوم روند را برای پیمانکاران ممکن می سازد.

امکان گزارش گیری پیشرفته، آرشیو الکترونیک اسناد و تولید خودکار مکاتبات از دیگر قابلیت های نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه است. این قابلیت ها نقشی کلیدی در تخصیص منابع محدود در شرایط بحرانی، جلوگیری از توقف پروژه ها، پیش بینی دقیق قراردادهایی که احتمال توقف آن ها وجود دارد، تصمیم گیری مبتنی بر داده، امکان دسترسی سریع به اسناد حیاتی در مواقع اضطراری و جلوگیری از سواستفاده یا دستکاری نسخه های کاغذی ایفا می کند. همچنین امکان امضای دیجیتال با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها ریسک های امنیتی در شرایط حساسی چون جنگ را به حداقل می رساند.

استفاده هوشمندانه از قراردادها و مدیریت صحیح آن ها با امکاناتی که نرم افزار مدیریت قراردادها در اختیار کسب و کارها قرار می دهد باعث می شود تا سازمان ها در شرایط بحرانی به سطحی قابل توجهی از تاب آوری عملیاتی برسند؛ از این رو می توان گفت که مدیریت قراردادها به عنوان دارایی های استراتژیک سازمان عمل کرده که بقای سازمان را در شرایط بحرانی تضمین می کنند؛ به همین دلیل حفظ و نگهداری آن ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

نرم‌ افزار مدیریت قراردادهای درگاه، نقشی مشابه یک بازوی عملیاتی قدرتمند در سازمان‌ ها ایفا می‌ کند؛ ابزاری که وجود آن برای تداوم، افزایش سرعت تصمیم گیری و حفظ مزیت رقابتی در شرایط حساس کنونی ضروری است. شرکت مهندسی نرم‌ افزار اندیشه‌ پرداز با بیش از ۲۰ سال تجربه، با طراحی ماژول‌ هایی همچون نرم‌ افزار مناقصات و مزایدات، نرم‌ افزار مدیریت تأمین‌ کنندگان و دعاوی حقوقی، مفتخر است سازمان شما را در مدیریت یکپارچه و کارآمد فرآیندهای مرتبط همراهی کند.